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Test de DEVONthink Pro, le gestionnaire d’information pour Mac

Habituellement je vous parle d’une app iPhone ou iPad, ou d’une application Mac que j’ai choisi, ou qu’un éditeur m’a proposé. Je la découvre donc quelque temps avant de vous la présenter, mais n’en suis pas un utilisateur de longue date.

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Cette fois-ci, j’ai choisi de vous présenter une application Mac que j’utilise depuis quelques années, et que je connais bien. Et surtout que j’adore, sinon je ne m’en servirais plus depuis longtemps  !
Et cette application dont j’ai souhaité vous parler aujourd’hui c’est DEVONthink Pro, une application qui me permet de garder des articles, des fichiers PDF, textes ou autres, mais aussi photos, vidéos ou simples notes.

Une des vues possible
Une des vues possible

Quand j’ai découvert cette application, c’était la version Office Pro. Elle me servait pour garder des infos sur des applications, du matériel ou des app que je voulais tester.

Mais cette version avait un petit plus, elle permettait de récupérer des fichiers PDF ou image (que j’avais moi-même scanné) et d’en extraire le texte pour l’indexer !

Je trouvais ça génial, et j’ai commencé à m’en servir pour copier tous mes documents importants, comme mes factures, mes avis d’imposition, mes comptes rendus médicaux, etc.
Ce qui me permet de trouver facilement et rapidement une info importante, et aussi d’avoir une copie de sauvegarde que je peux transporter avec moi, sur mon iPhone et mon iPad grâce à l’app universelle DEVONthink To Go.

Bon, pour les factures, ce n’est pas utile dès les avoirs avec moi, mais, mon dossier médical m’est très utile.
Et surtout c’est très utile d’avoir une copie de tous les courriers qu’on peut avoir avec l’administration… Surtout quand on les connaît.

Prévisualisation d'une archive web transformée en PDF
Prévisualisation d’une archive web transformée en PDF

Entre-temps, changement de boulot, et donc plus accès à l’application. Mais la base de données fonctionnant avec les différentes versions de DEVONthink, j’ai pu l’ouvrir sur la version personnelle, qui ne permet pas la récupération de fichier avec l’OCR.
J’ai dû trouver une autre solution, passer par ReadIris puis faire un passage OCR et enregistrer le texte dans le fichier. Pas très pratique, mais ça fonctionne.
Pour info, je viens de passer à ABBYY FineReader bien plus puissant et facile à utiliser que ReadIris.

J’utilise maintenant DEVONthink Pro, qui reconnaît plus de formats de fichiers.

J’y ai plusieurs bases, car on peut en utiliser plusieurs en même temps !
Une pour mes papiers importants, une autre pour mettre toutes sortes d’informations qui ne nécessitent pas une base particulière, et une autre, que j’ai créé récemment, pour y mettre des articles sur la santé.

DEVONthink m’a permis de ranger pas mal de fichiers : en effet, vous pouvez importer un dossier complet, avec touts les fichiers que vous pouvez ensuite supprimer, ou seulement l’indexer, c’est-à-dire qu’il va analyser chaque fichier et y indexer chaque mot, ainsi, quand vous ferez une recherche sur un mot, il vous affichera tous les fichiers dans lequel se trouve ce mot.

Une des forces de Devonthink c’est qu’il est capable de faire une recherche exacte, comme toutes les applications de même genre, mais également une « recherche floue » c’est-à-dire qu’il va trouver aussi des mots qui ressemblent à celui que vous cherchez, très pratique quand on a des doutes sur l’orthographe !
Ce mode de recherche m’a rendu bien des services !
Spotlight n’a pas encore cette souplesse !

L’utilisation de tags que l’on ajoute aux fichiers est un plus appréciable également. Tout comme les étiquettes.

Avec le temps mes bases se sont enrichies. Il y a des choses qui ne m’intéressent plus et que j’ai donc pu supprimer très simplement ! D’autres nouvelles choses qui m’intéressent maintenant sont dans une base à part.
C’est ce que je vous conseille, une base par thème, plus pratique par la suite. De plus, vous pourrez ainsi choisir d’ouvrir seulement une base ou plusieurs, en fonction de vos besoins. Vous pouvez même déplacer des « groupes » (dossiers) d’une base à une autre, ou de la partie synchronisée avec votre iPhone/iPad à une autre partie que vous ne synchronisez pas.


DEVONthink
est d’une incroyable puissance et d’une souplesse étonnante !
Je l’utilise depuis 8 ans environ, et je découvre encore des choses !
Bon, en même temps, c’est normal, l’éditeur est très actif et fait des mises à jour régulièrement !

Vous pouvez acheter DEVONthink sur cette page.
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DavidD59

Rédacteur (Spécialiste Accessoires) - Salut, moi c’est David, le vieillard de l’équipe, 48 ans ! Et fan d’Apple depuis 20 ans ! Teste du matériel en rapport avec le Mac, l’iPhone ou l’iPad, mais également des tests d’applications Mac et app iPhone et/ou iPad. Je fais aussi des tests de matériel en rapport avec la santé.

13 commentaires

  1. Bonjour,
    Je suis très intéressé par l’achat de ce logiciel. Mais j’ai 2 questions:
    1/ OCR est-il inclu dans la version PRO ?

    2/ Comment fonctionne la fonction de classement automatique ? car sur la version pro du bureau, cela ne classe pas grand chose.

    Merci

    1. Bonjour
      1 : non, l’OCR n’est disponible qu’avec la version « Office » . Dans la version Pro il faut importer des documents PDF donc le texte est déjà passé par l’OCR si c’est un document scanné.
      2 Euh…. Pas de souci pour le tri, a moins qu’il ne s’agisse pas de cela ?
      J’espère avoir pu vous aider…

  2. Je voudrais me présenter sous mon pseudo:Guyguy
    Bonjour à tous,
    Je suis un adepte de Mac depuis quelque années après avoir déserté Windows compliqué à mon sens! (Peut-Être à tort)
    Bravo Mr Sylvain!!
    En effet, je crois que devonthink est sans doute un très bon programme, mais, sans explications concrètes muni d’exemples et tout autres commentaires utils; il est pratiquement impossible de bien le gérer !
    J’ai dans on mail, adressé au producteur, demander si des clients francophones bénévoles ne pourrait-ils pas éditer une marche à suivre pour débutants français ne métrisant pas suffisamment la langue anglaise, pas de réponse de celui-ci! dommage!
    J’espère que mon appel ne restera pas lettre morte car moi aussi je suis parmi les NUL!
    Guyguy

    1. Le développer est très occupé, mais en general il réponds. Si par contre c’est écrit en Français, je ne suis pas sur qu’il puisse répondre…
      Pour info, il y a un forum en Français ici
      http://forum.devontechnologies.com/viewforum.php?f=23&sid=d7803d5625410f64a8f51f645e40c34c
      et dans l’un des sujets, quelqu’un se propose d’écrire un livre pour maitriser les différentes version de Devonthink !
      Et justement il a besoin de savoir ce que les gens demandent ! C’est l’occasion de voir avec lui pour un tutoriel ou des exemples d’utilisations.
      Et il y a toujours le lien indiqué plus haut par DidierC42 sur la video (en Français).
      Faute de mieux…

  3. Bonne introduction à Devon Think Pro, dommage que personne n’explique comment commencer.
    Les tutoriels qui existent ne sont pas des tutoriels mais des notices techniques sans intérêt tant que l’on a pas démarré et commencer à entrer des données sans bien comprendre comment commencer, l’on s’aperçoit 6 mois plus tard qu’on aurait du faire autrement.
    Je l’ai acheté, mais ne l’utilise pas pour cette raison essentielle.
    Pour les pros de devonthink, cela ne doit pas être difficile d’expliquer « POUR LES NULS » qu’elles sont les premières démarches à faire et dans quel ordre pour ne pas à revenir en arrière.
    Je croyais que les forums servaient à cela, je me trompe ?
    Bonne journée à tous les « NULS » comme moi.

    1. DevonThink est tellement riche que c’est impossible d’expliquer les « premières démarches à faire » ! Qu’on l’utilise pour la prise de notes ou comme GED, ou les deux, la première chose à faire est de créer une base. Ensuite on importe des documents, ou on prends des notes, peu importe. Et pour chacun on pourra y ajouter des Tags.
      Ce qui est pratique c’est que vous pouvez créer autant de bases que vous voulez, vous pouvez meme en supprimer, importer des documents d’une base à l’autre, lancer un nettoyage etc.
      Le mieux est d’aller sur le forum de Devon Think, et poser vos questions…
      Je l’utilise depuis plusieurs années et je découvre encore de nouvelles choses… En plus de celles ajoutés lors des mises à jour…
      Peut-être qu’un jour quelqu’un aura le courage d’en faire un livre pour débutants… En attendant la seule chose à faire c’est de se jeter dedans et commencer à s’en servir…

    1. Non, malheureusement, il n’y a pas de manuel en français… En fait, je crois que si, mais pour une version précédente…
      Il y a de nombreux tutoriel, et un forum d’utilisateurs très actifs.

      J’en avais discuté avec le développeur, mais faire un manuel dans d’autres langues que l’anglais coûte cher, et il aurait dû répercuté le prix sur l’application. Il a préféré abandonner cette idée.

  4. Une super logiciel vraiment. Pris pour l’OCR au départ puis bleufé par sa puissance.
    Je l’utilise au quotidient.

    Une question l’appli ios vaut-elle le coup?

    1. Oui, pour pouvoir consulter les documents de la base, pour les envoyer par mail ou les ouvrir dans d’autres apps.
      Par contre j’ai quelques pépin quand j’envoi un document vers Devonthink To Go ! Souvent l’app ne fonctionne plus, il faut la reinstaller, ainsi que la base.
      Il y a eu une mise à jour entre temps…
      M’enfin c’était bien embêtant.
      Mais il y a des mises à jour régulière.
      Et person, j’ai besoin d’avoir certains documents toujours avec moi (dossier médical) qui du coup se trouvent sur mon iPhone et sur mon iPad, et je peux les consulter n’importe quand et n’importe où. Ca c’est très pratique…
      Après il faut voir l’utilité qu’on en a…

  5. Un excellent compte-rendu d’un logiciel tout à fait remarquable, que j’utilise depuis 2005.

    À l’usage, pour mes activités de chercheur en histoire, une fonction de DevonThink c’est révélée d’une utilité tout à fait remarquable: celle des « repliquants » — j’utilise la version anglaise. Il s’agir de créer non pas une copie d’un document, mais une véritable réplique de celui document que l’on peut garder dans d’autres dossiers documentaires et qui sont toutes synchronisées. Imaginons que je rédige une note documentaire, qui soit pertinent à plusieurs chapitre d’un livre que je rédige. Je peux en garder une dans un dossier dans lequel je garderai l’ensemble de mes notes documentaires, et deux autres dans le dossier correspondant à chacun des chapitres pour lesquels elle est pertinente.

    1. Voilà une fonction que je ne connaissait pas ! Il faut dire aussi que cette application est tellement riche qu’on ne peux pas tout exploité. Mais chacun pourra l’utiliser selon ces besoins…
      Merci de m’avoir appris une nouvelle chose sur Devonthink !
      Je vais regarder la doc pour voir comment utiliser cette fonction,enfin si j’en ai l’utilité ;-)

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