Les avantages de la visioconférence pour les professionnels

La visioconférence est en totale adéquation avec les mutations technologiques et sociétales que nous vivons dans notre ère moderne. Jamais les organisations n’ont eu autant de moyens mis à leur disposition pour faciliter la communication interne. Bien que la visio soit un système efficace pour améliorer les relations des salariés entre eux, elle procure également d’autres avantages – géographiques, financiers et managériaux – pouvant influer sur l’activité même de l’entreprise, notamment en matière de productivité. De ce fait, les sociétés qui réussiront cette transition technologique prendront certainement une avance considérable sur leurs concurrents.

Pour vous en convaincre, nous allons, à travers cet article, vous présenter les bénéfices que peut procurer la visioconférence aux entreprises.

La visioconférence : comment ça fonctionne ?

Avant de vous détailler les différents avantages de la visioconférence, un petit point sur son fonctionnement nous semble indispensable.

La visioconférence peut se pratiquer à travers différentes configurations. L’une des questions fondamentales est de savoir s’il est nécessaire de s’équiper avec du matériel tout-en-un ou d’investir dans un dispositif qui se branchera sur un ordinateur, comme une webcam par exemple.

La réponse à cette question est, somme toute, assez simple. Dans le cas d’une communication à deux personnes, un système classique de visioconférence à l’aide d’un logiciel gratuit suffira amplement pour vos besoins.

En revanche, si vous vous servez d’un tel système pour organiser des réunions avec plusieurs collaborateurs, un équipement plus élaboré sera primordial pour assurer la bonne transmission des signaux audio et vidéo. Dans ce dernier cas, il faudra installer un codec pour traiter la vidéo et l’audio, une caméra HD, un micro pour capter les voix, un écran, et disposer d’un réseau de bonne qualité avec une bande passante suffisante pour que la vidéo bénéficie d’un bon taux de rafraîchissement de l’image. Et ce, des deux côtés des participants.

Le site de fournitures spécialisées officeeasy.fr commercialise des solutions de visioconférence, de téléphonie et de télécommunication adaptées à tous les budgets et à tous les besoins. Par exemple, le Logitech GROUP est une solution innovante permettant d’effectuer une visioconférence en full HD avec un groupe de 20 personnes. Le système audio est même capable d’annuler la production d’échos et les sons dits parasites que l’on peut parfois entendre avec du matériel moins adapté.

Quant aux prix, ceux-ci variant du simple au double. Nous vous recommandons fortement de prendre conseil auprès de spécialistes qui pourront vous accompagner dans votre démarche et vous guider vers les solutions adaptées aux besoins réels de votre entreprise.

Les avantages de la visioconférence

Nombreux sont les avantages que procure un tel outil, nous allons donc les répartir en 3 catégories : les avantages financiers, les avantages géographiques et les avantages managériaux.

Les avantages financiers

Les entreprises le savent, organiser une réunion, une conférence, ou un simple rendez-vous peut coûter très cher, surtout lorsque le lieu du meeting ou certains participants se situent hors des locaux. La visioconférence limite ainsi les trajets et fait économiser des frais de transport à l’entreprise. Cela incite d’ailleurs certaines organisations à revoir leurs modalités de travail en développant davantage le télétravail.

Mais bien plus que les frais de transport, l’organisation d’une réunion ou d’une conférence peut parfois impliquer d’autres coûts comme des frais d’hébergement par exemple ou des frais de bouche, ce qui, multiplié par le nombre de personnes conviées, peut représenter un budget important.

Les avantages géographiques

Devant un monde qui devient de plus en plus globalisé, la nécessité de rompre les barrières géographiques est devenue une priorité. Les organisations qui adoptent les solutions de visio sont plus enclines à collaborer avec des salariés du monde entier.

Un recrutement plus large

C’est un énorme avantage à saisir pour les entreprises qui peinent à recruter des profils qualifiés au sein de leur localité, voire de leur pays. L’émergence des nouvelles technologies et plus particulièrement des systèmes de visioconférence abolit les frontières et par la même occasion les modalités de recrutement.

Un geste écologique

Cela limite les déplacements inutiles, véritable perte de temps pour tout le monde et qui fatigue l’ensemble des collaborateurs. Enfin, la suppression des déplacements rend ce système de communication plus écologique que n’importe quel autre, en diminuant drastiquement les émissions de CO2 et de gaz à effet de serre.

Les avantages managériaux

Enfin, et c’est l’une des parties les plus importantes, les entreprises qui adoptent la visioconférence constatent une nette augmentation de leur productivité. En effet, si vous supprimez les déplacements, vous éliminez aussi les retards, les absences dues aux aléas climatiques et routiers, etc. Ces éléments ne peuvent qu’améliorer l’avancement des projets en cours.

De plus, l’environnement au sein duquel la visioconférence se réalise est plus familier aux salariés, et donc moins stressant. Dans ces circonstances, la prise d’initiative et de décision est plus forte, amenant naturellement ces derniers à s’impliquer davantage dans la réussite des projets.

Elle permet aussi aux différentes équipes de communiquer d’un siège à un autre, d’un bâtiment à un autre, sans devoir transporter les personnes et le matériel. Enfin, dans une certaine mesure la visioconférence engendre une véritable cohésion au sein des équipes qui n’hésitent plus à adopter ce concept pour s’entraider et coopérer dans des projets communs.

Pour conclure, la visioconférence offre de nouvelles perspectives aux entreprises. La digitalisation grandissante de l’environnement de travail à laquelle les organisations sont confrontées n’est pas un frein aux relations sociales, comme certaines personnes l’affirmaient il y a encore quelques années. Au contraire, c’est une véritable opportunité pour instaurer de nouveaux modes de communication interne, pour favoriser la coopération des collaborateurs entre eux et pour accéder à l’information en temps réel. Les conditions de travail évoluent et les salariés d’aujourd’hui n’aspirent plus aux mêmes modalités que leurs aînés.

Effectuer cette transition technologique est un cap important à franchir et nul doute que les organisations qui prendront ce virage à temps arriveront à mieux évoluer au sein d’un marché qui se veut plus concurrentiel et qui demande toujours plus de flexibilité.