Test de DEVONthink Pro, le gestionnaire d’information pour Mac

Cette fois-ci, j’ai choisi de vous présenter une application Mac que j’utilise depuis quelques années, et que je connais bien. Et surtout que j’adore, sinon je ne m’en servirais plus depuis longtemps  !
Et cette application dont j’ai souhaité vous parler aujourd’hui c’est DEVONthink Pro, une application qui me permet de garder des articles, des fichiers PDF, textes ou autres, mais aussi photos, vidéos ou simples notes.

Quand j’ai découvert cette application, c’était la version Office Pro. Elle me servait pour garder des infos sur des applications, du matériel ou des app que je voulais tester.

Mais cette version avait un petit plus, elle permettait de récupérer des fichiers PDF ou image (que j’avais moi-même scanné) et d’en extraire le texte pour l’indexer !

Je trouvais ça génial, et j’ai commencé à m’en servir pour copier tous mes documents importants, comme mes factures, mes avis d’imposition, mes comptes rendus médicaux, etc.
Ce qui me permet de trouver facilement et rapidement une info importante, et aussi d’avoir une copie de sauvegarde que je peux transporter avec moi, sur mon iPhone et mon iPad grâce à l’app universelle DEVONthink To Go.

Bon, pour les factures, ce n’est pas utile dès les avoirs avec moi, mais, mon dossier médical m’est très utile.
Et surtout c’est très utile d’avoir une copie de tous les courriers qu’on peut avoir avec l’administration… Surtout quand on les connaît.

Entre-temps, changement de boulot, et donc plus accès à l’application. Mais la base de données fonctionnant avec les différentes versions de DEVONthink, j’ai pu l’ouvrir sur la version personnelle, qui ne permet pas la récupération de fichier avec l’OCR.
J’ai dû trouver une autre solution, passer par ReadIris puis faire un passage OCR et enregistrer le texte dans le fichier. Pas très pratique, mais ça fonctionne.
Pour info, je viens de passer à ABBYY FineReader bien plus puissant et facile à utiliser que ReadIris.

J’utilise maintenant DEVONthink Pro, qui reconnaît plus de formats de fichiers.

J’y ai plusieurs bases, car on peut en utiliser plusieurs en même temps !
Une pour mes papiers importants, une autre pour mettre toutes sortes d’informations qui ne nécessitent pas une base particulière, et une autre, que j’ai créé récemment, pour y mettre des articles sur la santé.

DEVONthink m’a permis de ranger pas mal de fichiers : en effet, vous pouvez importer un dossier complet, avec touts les fichiers que vous pouvez ensuite supprimer, ou seulement l’indexer, c’est-à-dire qu’il va analyser chaque fichier et y indexer chaque mot, ainsi, quand vous ferez une recherche sur un mot, il vous affichera tous les fichiers dans lequel se trouve ce mot.

Une des forces de Devonthink c’est qu’il est capable de faire une recherche exacte, comme toutes les applications de même genre, mais également une « recherche floue » c’est-à-dire qu’il va trouver aussi des mots qui ressemblent à celui que vous cherchez, très pratique quand on a des doutes sur l’orthographe !
Ce mode de recherche m’a rendu bien des services !
Spotlight n’a pas encore cette souplesse !

L’utilisation de tags que l’on ajoute aux fichiers est un plus appréciable également. Tout comme les étiquettes.

Avec le temps mes bases se sont enrichies. Il y a des choses qui ne m’intéressent plus et que j’ai donc pu supprimer très simplement ! D’autres nouvelles choses qui m’intéressent maintenant sont dans une base à part.
C’est ce que je vous conseille, une base par thème, plus pratique par la suite. De plus, vous pourrez ainsi choisir d’ouvrir seulement une base ou plusieurs, en fonction de vos besoins. Vous pouvez même déplacer des « groupes » (dossiers) d’une base à une autre, ou de la partie synchronisée avec votre iPhone/iPad à une autre partie que vous ne synchronisez pas.

DEVONthink est d’une incroyable puissance et d’une souplesse étonnante !
Je l’utilise depuis 8 ans environ, et je découvre encore des choses !
Bon, en même temps, c’est normal, l’éditeur est très actif et fait des mises à jour régulièrement !