TUTO – Comment créer une adresse mail professionnelle ?

Les courriers électroniques occupent une place importante dans la vie professionnelle. En effet, les mails constituent l’un des moyens de communication les plus basiques en entreprise. Et ce, même si d’autres technologies comme les messageries instantanées, s’y sont également frayé une place.

Si vous souhaitez vous lancer dans l’entrepreneuriat, créer une adresse mail professionnelle est une étape ni à négliger ni à contourner. Découvrez dans cet article ce qu’est une adresse mail professionnelle, pourquoi et comment en créer une.

Qu’appelle-t-on adresse mail professionnelle ?

C’est l’adresse électronique qui comporte le nom de domaine de votre entreprise. Autrement dit, ce n’est pas le Gmail ou le Yahoo que l’on voit à l’accoutumé. Bien que ces adresses électroniques précitées soient gratuites et très utilisées au quotidien, elles sont trop génériques, c’est-à-dire non adaptées aux entreprises, entrepreneurs et indépendants. Les adresses mail de type Gmail, Yahoo, Orange, etc sont considérées comme des adresses mail personnelles.

Quel est l’intérêt de créer une adresse mail professionnelle ?

Une adresse mail professionnelle est indispensable aux entreprises de toutes tailles. Elle présente de nombreuses utilités comme :

La dissociation des communications personnelles et professionnelles

En effet, la création d’une adresse mail d’entreprise permet de distinguer les e-mails professionnels des e-mails personnels.

Une meilleure crédibilité de la marque et/ou de l’entreprise

De nos jours, tout le monde peut créer une adresse mail personnelle. Or, dans le secteur professionnel, cela n’aide pas à mettre en confiance les interlocuteurs. Ces derniers peuvent effectivement craindre de converser avec un usurpateur.

L’adresse mail professionnel permet ainsi d’apporter plus de crédibilité auprès des destinataires et de rassurer les partenaires, fournisseurs et clients. Cette adresse mail d’entreprise permet de confirmer votre identité auprès de vos destinataires et, par conséquent, de renvoyer une image professionnelle.

C’est plus facile à retenir

Une adresse mail personnelle peut être difficile à retenir. Or, ce n’est pas le cas de l’adresse mail professionnelle. Comme cette dernière contient le nom de l’entreprise, le destinataire peut mieux retenir le nom de votre entreprise lorsqu’il le voit dans l’adresse mail.

Autrement dit, cette adresse professionnelle est un outil de communication à part entière à elle toute seule puisqu’elle promeut votre entreprise, votre marque et votre site Internet.

Une meilleure gestion de votre entreprise

En créant une adresse mail professionnelle, vous allez pouvoir avoir un contrôle total sur les différentes adresses mails de votre entreprise. Idem pour les adresses mails pour les salariés, le service client, l’équipe commercial, etc. Cela vous permettra, par exemple, de créer ou supprimer facilement un compte mail ou encore à mettre en place une redirection en cas de départ d’un membre de votre équipe.

Quelles sont les étapes à suivre pour créer son adresse mail d’entreprise ?

Avant toute chose, il est obligatoire de posséder un nom de domaine avant de créer une adresse mail professionnelle. Il s’agit d’une condition sine qua non sans quoi il vous sera impossible de créer cette adresse.

Par ailleurs, il serait également bon d’avoir un site Internet qui présente votre activité, vos services et autres avant de procéder à la création de cette adresse mail d’entreprise.

Par la suite, deux solutions s’offrent à vous pour créer votre adresse mail professionnelle :

• Soit, créer une adresse mail professionnelle avec Google Workspace
• Soit, utiliser l’adresse mail fournie par votre fournisseur d’hébergement web

Option 1 : Passer par Google Workspace

Google Workspace est une suite d’applications créée par Google et destinée aux professionnels. Ce service payant propose :

• Une large capacité d’envoi d’e-mails (jusqu’à 2.000 mails par jour et jusqu’à 2.000 destinataires par mail)
• Des technologies anti-spam avancées
• Une application mobile pour gérer les e-mails
• De nombreuses intégrations possibles avec d’autres outils
• Un accès à l’ensemble des autres services de Google Workspace.

Pour créer une adresse mail professionnelle sur Google Workspace, il faut :

• Se rendre à l’adresse « https://workspace.google.com » et cliquer sur « Démarrer »
• Renseigner les informations demandées (nom, prénom, nom de l’entreprise, etc)
• Indiquer si vous disposez ou non d’un nom de domaine (en acheter si vous n’en avez pas encore et le connecter si vous en possédez déjà un)
• Définir un nom d’utilisateur et un mot de passe
• Choisir le plan d’abonnement qui vous convient le mieux et y souscrire.

Option 2 : Créer une adresse mail professionnelle auprès d’un hébergeur

La plupart des services qui permettent de créer une adresse e-mail professionnelle facturent un abonnement mensuel pour chaque compte créé. La facture peut donc devenir rapidement salée à l’année, dans l’ordre de plusieurs centaines, voire des milliers d’euros.

Néanmoins, il existe certains hébergeurs web qui proposent de créer et d’administrer plusieurs dizaines d’adresses mail professionnelles à travers leurs offres d’hébergement web. Certains hébergeurs proposent même un nom de domaine gratuit. Parmi les plus connus, citons Hostinger, OVH ou encore IONOS.

D’une manière générale, la procédure à suivre est de :

• Souscrire à un hébergement web
• Enregistrer un nom de domaine : attention à ne pas le choisir à la hâte mais bien réfléchir à votre nom de domaine et à son extension (.com, .fr, .net, etc)
• Créer votre adresse mail d’entreprise

Comment composer l’adresse mail d’entreprise ?

En principe, vous pouvez choisir l’adresse professionnelle qui vous sied le mieux. Attention ! Elle devra évidemment comporter le nom de votre entreprise ou de votre site internet. Une fois cela en tête, vous pouvez opter pour l’une des compositions suivantes :

• nom.prénom@votreentreprise.com
• prénom@votreentreprise.com
• métier@votreentreprise.com
• service@votreentreprise.com

Nous vous conseillons de choisir une adresse mail professionnelle simple à utiliser et à retenir. De même, n’oubliez pas de prendre en compte votre stratégie de communication et l’évolution de votre entreprise dans votre choix.